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Projekt Start in 10 Minuten: Kanban Board in OneNote erstellen | Zeitgeek

Projekt Start in 10 Minuten: Kanban Board in OneNote erstellen

OneNote Kanban Board Titel

Projekt Start in 10 Minuten: Kanban Board in OneNote erstellen

Kanban ist eine agile Projektmanagementmethode, die Sie auch für die persönliche Produktivität einsetzen können. Ein Kanban Board kann Ihr Projekt in nur 10 Minuten strukturiert zum Laufen bringen. Alle Teammitglieder haben einen Überblick über Ihre Aufgaben, Multitasking und Overloads werden effizient limitiert.

 

Was ist ein Kanban Board?

Kanban stellt den Workflow eines Projekts auf einem Brett da, deswegen Kanban Board. Die Methode stammt aus den Toyota-Fertigungshallen der 50er und 60er Jahre. Sie ist nur ein Baustein für den unglaublichen Erfolg der japanischen Automobilbranche und kann auch Ihnen weiterhelfen.

Kanban ist sehr visuell und erlaub Ihnen stets einen Überblick über ein Projekt zu behalten, limitiert aber die zu erledigenden Arbeiten durch einen sehr einfachen Mechanismus. Wie Kanban genau funktioniert werden wir in einem anderen Artikel beleuchten.

Kanban Boards wurden früher auf großen Schautafeln gepflegt. Es reicht aber ein Whiteboard, Flipchart oder einfach ein Stück Papier. Machen wir das Ganze doch etwas digitaler. Es gibt einige Apps die auf Kanban basieren, häufig sind wir im Unternehmensumfeld aber auf die Office Palette von Microsoft beschränkt.

Kein Problem! Neben dem Microsoft Planner bietet das Softwareunternehmen aus Redmond mit OneNote ein weiteres Werkzeug, mit dem sich wunderbar Kanban Boards bauen lassen. OneNote bietet den Vorteil, dass Teamarbeit nahtlos integriert ist. Die Bearbeitung ist zu dem einfacher als mit PowerPoint-Folien oder Excel-Tabellen. OneNote ist auch mobil einfach zu bedienen, in dieser Disziplin spielen aber Apps wie Trello oder eben der Microsoft Planner ihre Trümpfe aus.

 

Wie baut man ein Kanban Board mit OneNote?

(wir gehen einfach einmal davon aus, dass Sie wissen wie man OneNote bedient: Wie man Notizbücher, Abschnitte und Seiten erstellt – ich denke Sie wollen hier keine Schritt für Schritt Anleitung lesen sondern den Impuls für die Umsetzung bekommen)

Erstellen Sie eine neue Seite in Ihrem Notizbuch. Sie können die Seite gleich im Projektnotizbuch Ihres Teams erstellen, so arbeiten alle Teammitglieder am gleichen Board.

In meinem Beispiel baue ich ein Board mit den grundlegenden Kanban-Listen – „Todo“, „Doing“ und „Done“. Verwenden Sie einfach die Listen die Sie benötigen. Achten Sie darauf, dass sich alle Listen in einem eigenen Bearbeitungsfeld von OneNote befinden – dann können Sie sie später leichter bearbeiten und verschieben.

OneNote Kanban Board 1

Fügen Sie jetzt Tabellen mit je einer Spalte in Ihre Listenbereiche ein. Ich schreibe gerne prägnante Überschriften inklusive Limits und Verwendungshinweisen direkt über die Tabellen. Das hilft vor allem Kollegen die das erste Mal mit Kanban arbeiten.

Tabellen in OneNote haben den Vorteil, dass die Zellen über das Dreieck-Symbol neben der Tabelle sehr einfach zwischen Tabellen verschoben werden können.

OneNote Kanban Board 2

Die Zellen der Tabelle sind Ihre Kanban-Karten. Die Post-its auf Ihrem Whiteboard, wenn Sie so wollen. Beginnen Sie jetzt Ihre Karten zu beschriften. Ich versuche kurze, sprechende Namen für meine Karten zu finden – man tendiert bei digitalem Text dazu mehr zu schreiben.

OneNote Kanban Board 3

OneNote macht es uns auch sehr einfach mehr Informationen zu unserem Karten hinzufügen. Probieren Sie mit Ihrem Team was für Sie funktioniert. Sie können mit Farben Teammitglieder zuweisen oder verlinken wichtige Notizen oder Webinhalte die für die Karte wichtig sind. Aufzählungen können Ihre Checkliste sein oder Sie verwenden Tags um wichtige Punkte zu markieren. Stammt die Karte aus einem Meeting mit dem Kunden, verlinken Sie doch das Meeting-Protokoll.

Ich erstelle für meine Projekte gerne eine Legende, zum Beispiel welcher Tag bedeutet was, welches Teammitglieder hat welche Farbe und so weiter.

OneNote Kanban Board 4

Ab jetzt funktioniert Ihr Kanban Board wie gewohnt. Fügen Sie mit neuen Tabellenzellen neue Karten hinzu und verschieben Sie die Karten mit dem Dreieck-Symbol zwischen den Listen – ganz einfach. Sie können die Listen auch in anderen Office Programmen weiterverwenden und verschicken. OneNote ist durchsuchbar, also spricht ab sofort nichts mehr gegen eine lange „Done“-Liste.

Fertig ist Ihr Kanban Board in OneNote! So beginnt Ihr Projekt in unter 10 Minuten strukturiert zu laufen – probieren Sie es doch gleich aus, viel Spaß mit Ihrem Projekt ?

 

Bildquellen

Microsoft